É o processo de atribuir número de ordem aos bens e direitos internados dentro da empresa. Esta identificação é efetuada com as plaquetas de patrimônio, que são acopladas aos bens adquiridos. Estas plaquetas informam o número do bem e respectivo código de barras que, desta forma, facilita necessidades posteriores de reinventário físico destes bens.

 

Esta identificação é necessária, tanto para gerenciamento interno dos itens do permanente, como para as necessidades escriturais de controle das depreciações e baixas patrimoniais.

 

São importantes para a gestão das manutenções dos bens da empresa, seja de caráter escritural como operacional.

 

Fundamentalmente, é necessário que o sistema permita, para cada bem ou direito controlado, o arquivamento em forma de banco de dados, de todas as informações necessárias para sua gestão, para todas às áreas da empresa.

 

Damos, à seguir, vários dados a serem arquivados para cada item controlado (conforme necessidade específica para cada empresa):

 

  • número do bem ou direito (n° da identificação patrimonial);
  • valor original, valor reavaliado, valor de mercado, etc;
  • fabricante e fornecedor;
  • todos os dados da nota fiscal;
  • marca, modelo, número de série;
  • identificação expressiva para fins de custeio;
  • código da família dos bens;
  • centro de custo;
  • localização física;
  • planta de seguro;
  • condições de ativamento e movimentação;
  • instruções para depreciação e correção;
  • informações sobre garantia a terceiros (a quem foi dada a garantia, quantas vezes, vencimento da garantia, etc.).